Sinds Immanuel Kant weten we dat we niet de werkelijkheid zien, maar onze perceptie van de werkelijkheid. De wereld waarin een ieder van ons leeft is het product van zijn of haar perceptie van die werkelijkheid. Zo kan het gebeuren dat als drie mensen op het station naast elkaar in dezelfde wachtkamer zitten, ze alle drie een andere beleving hebben van die ruimte. De eerste draagt een gehoorapparaat en heeft last van de galmende akoestiek. Hij ervaart vooral een harde, kale en koele ruimte. De ander ruikt iets vreemds en ziet vooral de troep op de grond en de vetvlekken op de banken. De derde zit tenslotte te genieten van de industriële inrichting. Hij is de projectleider die voor de NS de wachtkamers moet moderniseren. Zijn taak is het creëren van een huiselijke en moderne uitstraling. Daarvoor heeft hij een internationaal gewaardeerd ontwerpbureau ingehuurd. Hij ruikt ook wel een vreemde lucht en hoort ook het hard knarsende geluid van deuren die open en dicht gaan, maar dat past wat hem betreft bij een brandveilig en vandalisme bestendig ontwerp.

Dit zijn natuurlijk oplosbare verschillen in perceptie, maar de hamvraag is:”Onder welke omstandigheden zullen deze drie mensen in staat zijn om zich zodanig in elkaars wereld te verdiepen dat ieders invalshoek bijdraagt tot een geïntegreerd én efficiënt ontwerp ?” Wanneer laat je de wereld van de ander zo binnenkomen ? Er is immers geen sprake van een duurzame relatie. Bovendien heeft de projectleider een formele opdracht en de andere twee ‘slechts’ een mening.

Dit verschil in positie en daarmee perceptie blijkt steeds weer de belangrijkste reden te zijn waardoor de noodzaak ontbreekt om zich verder te verdiepen in elkaar. Ambtenaren en bewoners hebben zo hun vooroordelen onderling. Ambtenaren vinden dat 90% van de bewoners niets willen en dat 10% veel te veel wil en hun eigen belang probeert door te drukken. Bewoners vinden dat ambtenaren niet luisteren, controle nastreven en hun (machts)positie niet willen loslaten.

Zoals Bas Heinen in het programma Buitenhof stelde:”Onze waarden zijn in ‘beheer genomen’ door een bureaucratische elite die het liefst experts inhuurt voor het oplossen van maatschappelijke kwesties rond duurzaamheid, gelijkheid, diversiteit, etc. zonder eerst naar initiatieven of draagvlak te zoeken bij bewoners en ondernemers”.

Bewoners zien dat ambtenaren daardoor niet vrij kunnen denken en doen als ze met bewoners in contact zijn. Dit is precies de reden voor het ontstaan van steeds meer burgerinitiatieven en pogingen om een nieuwe democratie van de grond te krijgen. Ambtenaren zijn slecht afgestemd op wat er leeft in de wijk en er is bij overleg altijd ‘iets’ dat niet zichtbaar aanwezig is en toch hun gedrag lijkt te sturen.

Hoe kan een werknemer van een instantie die zelf niet vrij is, richting geven aan bewoners die wel vrij zijn, zonder een obstakel te worden ?

Rond de kwesties van duurzaamheid is de ambtelijke aanpak het minst democratisch van allemaal. Blijkbaar vindt men het dan geoorloofd. Onze klimaatdoelen zijn in Parijs vastgesteld door een groep experts die niemand kent. In Nederland zullen na de Groningse verzakkingen in hoog tempo hele wijken tegelijk worden afgesloten van het gas. De plannen hiervoor zijn al redelijk concreet uitgewerkt, maar de bewoners weten nog van niets. Hun reacties kunnen straks alle kanten op gaan. Er zullen ook hierbij burgerinitiatieven ontstaan van bewoners die op hun eigen manier met deze opgave aan de slag willen. Dit zal echter niet zo gepland verlopen als het is voorbereid door de gemeenten en dat zal hen weer afremmen om proactief gebruik te maken van het ontstaan van zulke initiatieven.

(figuur 1: Voorscheider)

Een netwerk van vrije bewoners is niet zo goed georganiseerd als een netwerk van (semi-)overheidsinstanties die al jaren met elkaar optrekken en een formele rolverdeling kennen. Conform bovenstaand plaatje zijn bewonersnetwerken onvoorspelbaar, de besluitvorming ongericht en het initiatief niet goed uitgewerkt dus onbekend. Meestal zijn de belanghebbers van een participatietraject enthousiast over het idee, maar neutraal en onafhankelijk in hun houding naar het netwerkverband.  Dat betekent dat de aanpak van bewoners altijd procesmatig en chaos bestendig zal moeten zijn. De beste oplossing daarvoor is om klein en overzichtelijk te blijven. 

De systeemwereld waarin ambtenaren werken is eerder doelgericht, efficiënt, voorspelbaar en robuust. Het is een stramien van wetten en procedures dat zorgvuldigheid en rechtmatigheid garandeert. De systeemwereld van ambtenaren zal daarom al snel een obstakel betekenen voor de organische aanpak van burgerinitiatieven. Een gelijkwaardige co-creatie tussen bewoners en ambtenaren is alleen mogelijk als de meest invloedrijke en grootste van de twee, de ambtenaren, gaan zien (en waarderen) dat bewoners iets samen hebben wat zij nooit zullen kunnen overnemen, namelijk: “samen staan voor wat er leeft in de wijk”. Pas als de gemeente gaat zien dat zij daardoor nooit in de positie zal zijn om burgerinitiatieven te starten of te beheren, zal ze bereid zijn dat volledig uit handen te geven. De bewoners kunnen iets dat de ambtenaren niet kunnen en andersom. Pas dan wordt een gelijkwaardige co-creatie mogelijk waarbij iedere partij zijn specifieke kwaliteiten vrij kan inbrengen.

Nu proberen de meeste gemeenten nog hun samenwerking met burgers te delegeren naar ‘onafhankelijke’ derden: externe wijkregisseurs, externe adviesbureaus, Perspectief medewerkers, Spectrum medewerkers, een Leefbaarheidsalliantie, etc. Zonder succes, want samenwerken met vrije bewoners lukt niet als je zelf een opdrachtgever (broodheer) dient, die al vooraf een doel bedacht heeft. Dat is immers de voorwaarde om derden te kunnen inhuren. Toch zitten de meeste ambtenaren vast aan het ‘idée-fixe’ dat het mis gaat als bewoners het zelf regelen. 

Zijn er voorbeelden van succesvolle co-creaties ?

Dit ‘idée -fixe’ is zeer tegenstrijdig met de praktijk. Kortgeleden vroeg ik 10 professionele ambtenaren naar de gemeenschappelijk kern van hun meest succesvolle processen. Bij alle voorbeelden was er sprake van de urgente noodzaak voor een creatieve interventie in het geldende ambtelijke systeem. Een goed voorbeeld is de gemeente Middelburg die vastliep met haar kostbare subsidiebeleid, totdat zij besloot alle partijen uit te nodigen voor een mini-conferentie waar zij hen het probleem voorlegde en vroeg om hulp. De doorbraak kwam toen de organisaties die structurele subsidies kregen, besloten te gaan samenwerken. De kosten zijn enorm gedaald sindsdien.  Deze interventie is een tijdelijke doorbraak in de heersende denkpatronen en het overbrugt eerdergenoemde perceptieverschillen tussen ambtenaren en derden.

Het Instituut Publieke Waarden gebruikt het symbool van de ‘donut’. Het gat van de donut staat voor de noodzakelijke vrije ruimte in het ambtelijke systeem van wetten en procedures om effectief aan te kunnen sluiten op vraagstukken in de leefwereld. Handig is dat het een tijdelijke doorbraak is die het systeem ongedeerd laat. Van doorschieten in chaos en vrijblijvendheid is dan geen sprake.

De resultaten van zo’n creatieve interventie blijken altijd goedkoper, eenvoudiger en duurzamer. De onderlinge samenwerking tussen ambtenaren, bewoners, ondernemers, etc. was in alle gevallen vertrouwenwekkend, zeer inspirerend en bevrijdend. 

Hoe taai echter het ongeloof in co-creatie is, blijkt uit het volgende voorbeeld. Een initiatiefnemer stopt plotseling met zijn inzet. Hij is teleurgesteld omdat na lange tijd boven water komt dat het Waterschap nooit van plan is geweest een bijdrage te leveren in hun burgerinitiatief. De gemeente ambtenaren waar hij het meest intensief mee samenwerkte, willen verder zonder hem en nemen contact op met zijn achterban. Die achterban kiest vervolgens eieren voor haar geld en schakelt terug van de ‘co-creatie houding’ naar de ‘inspraak-modus’ en stelt zich op als consument. De ambtenaren zien hierin hun vooroordeel bevestigd: de meeste bewoners nemen geen verantwoordelijkheid én ze zijn grillig en onvoorspelbaar. Bovendien is  volgens hen de initiatiefnemer alleen maar bezig geweest met zijn eigen belang, want zijn achterban wil nu iets heel anders dan hij.

Maar de bewoners voelen zich voor de zoveelste keer in de steek gelaten door de Gemeente en het Waterschap. Hun allergieën zijn dat ambtenaren niet luisteren naar wat er leeft in de wijk en dat ze veel praten maar weinig doen. “Dat blijkt ook nu maar eens” zegt een buurvrouw:”Dit was eens maar nooit weer !

Enkele ambtelijke voorwaarden voor succesvolle co-creaties

Het ongeluk in bovenstaande voorbeeld had voorkomen kunnen worden als ambtenaren en bewoners vooraf -meer vertrouwen in- en -respect voor- elkaars kwaliteiten hadden gehad. Zoals zo vaak in relaties tussen mensen, kan je het meeste leren van diegene waar je geen begrip voor hebt of die je stiekem minacht. De kwaliteit van de één is de uitdaging van de ander en omgekeerd. Pas als je de kwaliteit van die ander leert respecteren, komt de weg vrij voor je eigen groei. Voor het kunnen werken aan je uitdaging. Pas dan is een inspirerende samenwerking mogelijk.

(figuur 2: Cultuurkwadrant)

De kwaliteit van de systeemwereld van ambtenaren is het hebben van overzicht en toekomstvisie binnen de vaste kaders van de kernwaarden van onze samenleving. De structurering van de systeemwereld maakt het mogelijk om herhaalbare kwaliteit te realiseren. Haar uitdaging is echter om haar feminine ontvankelijkheid meer op de voorgrond te zetten. Meer te luisteren in plaats van indruk te willen maken met inhoudelijke expertise. Meer de zachte wil die voortkomt uit wat leeft in de harten van mensen, dan de harde wil die voortkomt uit de hoofden en de ego’s van mensen.

Als de gemeenten niet alleen hun kernkwaliteit (een toekomstvisie en kaders) ontwikkelen maar ook hun uitdaging (een open houding naar de leefwereld van bewoners) dan komt hun hele functioneren meer in balans. Dan krijgen zij een inspirerende, faciliterende, beschermende en dienstbare leidersrol. Ambtenaren zullen dan steeds minder (voor)doen en slechts intens en dienstbaar aanwezig zijn, zódanig dat zij binnen de kaders bewoners stimuleren om steeds meer zelf te gaan doen. Dit brengt weer ruimte voor de grootste kwaliteit van bewoners:”het inspireren van mede-bewoners om samen in acties te komen en een bijdrage te leveren in de samenleving”. Hun grote uitdaging is om hun passie en betrokkenheid in te dammen met een zakelijke gestructureerde aanpak die het mogelijk maakt voor andere initiatiefnemers en opvolgers om dingen over te nemen of door te ontwikkelen.

Dienstbare leidersrol 

Bewoners raken niet geïnspireerd door wat een gemeente doet, maar door hoe en waarom zij het doet. Dat spreekt die bewoners letterlijk fysiek meer aan. Niet alleen hun analytische denken, maar ook hun (hart)verbinding met het vraagstuk en tenslotte hun wil om het verschil te maken. Zó inspireer je bewoners. Dankzij de drie-eenheid van denken, voelen en willen gaan bewoners over tot handelen. Dat brengt weer de flow waar iedere professional van droomt. Als er geen drie-eenheid is, dan komt er ook geen actie. Een open houding vanuit een dienstbare leidersrol is vereist om die drie-eenheid te realiseren. MIT heeft die open houding gedefinieerd in vier niveaus van luisteren. 

Deze dienstbare leidersrol zal pas worden gewaardeerd in de ambtelijke systeemwereld als het huidige beoordelingssysteem verandert. Het systeem waardeert haar activiteiten alleen op rendement en legitimiteit. Het spreekt daarmee alleen de analytische vermogens aan van ambtenaren, terwijl het zo belangrijk is dat het sensitief omgaan met emoties en de eigen wil van bewoners wordt meegewogen in het succes.

IPW (Instituut Publieke Waarden) stelt dat de volgende waarden integraal dus gelijktijdig afgewogen zouden moeten worden:

1. Rendement: met schaarse middelen moeten we verstandig omgaan.
2. Betrokkenheid: bestaat er draagvlak voor het initiatief.
3. Legitimiteit: maakt het initiatief verschil?

Deze afweging sluit veel beter aan bij de eerder genoemde drie-eenheid van denken, voelen en willen.

Middelen om vrije ruimte te creëren 

De uitdaging van de bewoners is om te zien dat zij niet alleen op de wereld zijn. Dat er ook andere ontwikkelingen gaande zijn die net zo belangrijk zijn en dat zij voldoende zakelijke structuren ontwikkelt waardoor anderen kunnen aansluiten. Initiatiefnemers hebben daarom een samenwerking met de gemeente hard nodig.  

Geen enkele andere instantie dan de overheid heeft de systemen, het overzicht, de kennis en de ervaring om brede maatschappelijke effecten te realiseren. Dit is iets dat bewoners nooit onder de knie zullen krijgen. Dit kunnen ze dus leren van de ambtenaren en die verdienen alle waardering voor die prachtige kwaliteit. Ambtenaren verdienen het vertrouwen om, gebaseerd op hun eigen oordeel over de middelen te beschikken die vrije ruimte creëren in het ambtelijke systeem zoals:

• maatwerk budgetten, bureaucratievrij geld en Pay-it-forward-fondsen (zie IPW; Instituut Publieke Waarden)
• De bovengenoemde waarden driehoek van legitimiteit, rendement en betrokkenheid.

Tenslotte zal het niet lang meer duren voordat het huidige hiërarchische en verkokerde organisatiemodel van gemeenten transformeert naar een netwerk organisatie. De belangrijkste reden daarvoor heb ik al toegelicht in de blog: Procesmatig creëren waarom nu ? Vanwege de onbegrensde beschikbaarheid van informatie voor iedereen, is het niet meer van deze tijd om een grens te leggen tussen een ambtelijk besturend systeem en een ’te besturen’ leefwereld.  Ambtenaren die samen met politici utopische toekomstvisies achter hun bureau verzinnen en vervolgens bedenken hoe zij de realisatie ervan met geld en wetten kunnen afdwingen, sterven godzijdank snel uit. Maar als het echt was uitgestorven, hadden we nu niet zo veel moeite met de vorming van ons Kabinet Rutte III.